La celebración de eventos es una constante en la que nos vemos envueltos en nuestro día a día, ya sea como participante activo o pasivo.
Llevarlos a cabo, requiere contar con tiempo suficiente para crearlo, organizarlo y contar con un equipo de personas especializado con formación y experiencia acorde, lo que nos lleva a pensar en la importancia que la previsión y coordinación entre las partes tiene en este sector, un aspectos fundamentales a tener en cuenta para que no nos encontremos ante un desastre mas que otra cosa.
Esa previsión y coordinación, deberán estar unidas a la planificación de cada una de las áreas que forman parte de la organización de un evento.
Si hablamos de eventos que incluyen una sola actividad, la dificultad será menos que si nos enfrentamos a uno con actividades paralelas y gran afluencia de publico. Lo que esta claro es que para todos, los puntos antes expuestos son factor fundamental de éxito del mismo.
Para que durante la celebración del evento, este no nos sobrepase, es necesario tener en cuenta una serie de documentos previamente creados (de los que se hablará mas adelante), donde queden claros quienes son los responsables de cada área, que bajo mi punto de vista, deben ser las siguientes:
Dirección: Debe quedar claro quienes serán los responsables que tomen las decisiones sobre el terreno, que actúen en el caso de que surja alguna imprevisto y en quienes recae la responsabilidad tanto para lo bueno como para lo menos bueno que pueda ocurrir en el evento.
No se recomiendan que sean ni menos de 3 ni mas de 5 y podrán formar parte de otros de los departamentos.
Promoción y Patrocinio: Será el equipo encargado de dar publicidad al evento, conseguir persuadir al publico que queremos que asista al evento. En el caso de que nuestro evento tenga patrocinios y sponsors, este departamento se encargará de gestionarlos y paliar todas las necesidades que puedan tener.
Comunicación: Tanto online como offline, este departamento se encargará de dar difusión al evento, publicar noticias, establecer relaciones con los medios, publicar en redes sociales y contestar las dudas y preguntas que se reciban por parte de publico interesado tanto por e-mail como por teléfono.
Seguridad: Es uno de los pilares mas complicados de organizar, por lo que requiere de un grupo de personas especializadas. Serán los encargados de los flujos de movimiento, señalización, protección civil, sanitarios, limpieza y de que se cumplan los protocolos establecidos de acceso a recinto.
Regidor: Persona que se encarga de que la escaleta del evento se cumpla. También será el enlace entre dirección con las otras áreas.
Logística: Serán los encargados de montar el evento en sí, traer los materiales, necesidades de transporte de ponentes, hablar con hoteles, etc…
Administración: Documentación necesaria de espacios, personal que trabaja en el evento, permisos, homologaciones, pagos a proveedores, presupuesto.
Coordinación en el evento: Junto con regidor y siempre en contacto con las otras áreas, se encargarán de poner en marcha el evento.
Protocolo: Acreditaciones, invitaciones institucionales y corporativas, comités, colocación y puesta en marcha de inauguraciones y clausuras, en el caso de que las haya, acompañamiento a personalidades que puedan asistir al evento y necesidades de la sala de celebración del evento, por citar algunas de las tareas.
Aunque ya sabemos que los imprevistos son algo que nadie puede prever en un evento, si estas áreas se encuentran perfectamente coordinados, podremos hablar de una organización correcta.
Nadie dijo que organizar eventos fuera una tarea fácil. Por ello, a la hora de llevar a cabo un evento, pensemos en la complejidad de estos, la importancia de la coordinación, planificación y la previsión, y en contar con un equipo especializado en ello.