Accesibilidad activa y pasiva en eventos

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Llevar a cabo un evento supone tener en cuenta toda una serie de aspectos que nos ayuden a hablar de una organización completa y profesional dirigida a todos los públicos.

A dia de hoy, pensar en eventos es pensar de manera global  y poder ofrecer una experiencia que conlleve memorabilidad positiva tanto en asistentes como en organizadores.

Pero existe un aspecto que aun necesita de la concienciación del sector,el cual estando sensibilizado con el tema, demuestra que aun queda camino por recorrer: la responsabilidad social corporativa nos enseña la importancia de la integración, inclusión y accesibilidad en los eventos.

Pero nos gustaría hablar en este post de la accesibilidad en los eventos desde dos puntos de vista: activa y pasiva.

accessibility-1682903_1280La mas popular y de la que mas nos preocupamos es de la pasiva, que hace referencia a aquella que solo piensa en los asistentes al evento, en el foro, el público que disfrutará del evento, siendo lo mas común el contar con intérprete de signos y espacios habilitados para asistentes con movilidad reducida. Incluso las puertas y los baños accesibles cada vez son mas comunes en los lugares donde se celebran eventos.

Es común que cuando hablamos de accesibilidad, solo se hace mención a lo pasivo, a quienes asisten al evento, pero, ¿Qué ocurre con la otra parte humana de los eventos,es decir, con los ponentes? ¿Se tiene en cuenta si tienen alguna necesidad para hacer su experiencia positiva? A este tipo de accesibilidad, la denominamos activa, y es la gran olvidada incluso en esos eventos que se consideran para todo tipo de públicos.

Hay casos de haber contratado a un ponente con movilidad reducida y haber olvidado buscar un espacio con rampa para subir al escenario. En la misma situación, personas con discapacidad visual y no prever un método alternativo para disfrutar de un video por parte de la mesa presidencial, e incluso romper la presidencia y estética de una mesa presidencial situando a una persona en silla de ruedas en un lateral porque la mesa es mas pequeña y no cabe.

Multitud de ejemplos de como no ejercer la accesibilidad lo aporta este modelo, ya que estos casos por desgracia se repiten mas de lo que nos gustaría. Aunque el colectivo es respetuoso siempre y entiende determinadas situaciones, lo peor no queda ahí, sino en muchas ocasiones el sentimiento que genera en estos ponentes, desde un mayor nerviosismo hasta pensar que se le está ridiculizando, es negativo.

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El miedo a preguntar, el desconocimiento y los malentendidos son partes importantes a la hora de cometer estos errores. Por ello, desde Política y Protocolo recomendamos siempre contar con una persona experta en accesibilidad que nos asesore en estas cuestiones. En el mismo sentido, y como conclusión, se aconseja que al hablar de accesibilidad nos pongamos en todos los escenarios posibles, preguntemos sin miedo, ya que no es necesario obviar palabras por si pudiésemos herir a la otra persona, pero si hacerlo de manera asertiva.

En definitiva, adaptemos los espacios para todos persiguiendo la integración y normalización tanto de los actores pasivos, como de los activos en nuestros eventos.

 

Desayunando con la prensa

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El desayuno con la prensa es un evento que nos permite compartir información con los medios de comunicación en un clima familiar, alejándonos de las tradicionales ruedas de prensa. Se trata de una de las estrategias de comunicación que podemos utilizar para distinguirnos de nuestros competidores, favoreciendo así nuestra reputación corporativa y ganando visibilidad.

Una de las ventajas que presenta un desayuno con los medios, es la relación directa y cercana que podemos establecer con los periodistas en este tipo de acontecimientos. A diferencia de otras herramientas de comunicación como la rueda de prensa, el desayuno facilita la interacción y el intercambio de opiniones con los profesionales del mundo de la comunicación. Asimismo, el esquema del desayuno aumenta la probabilidad de que nuestros invitados asistan al evento, ya que tiene lugar a primera hora del día y no obstaculiza la realización de otras actividades. Otro aspecto positivo a destacar de estos eventos es que presentan una oportunidad para obtener críticas positivas de la prensa a muy bajo coste, mejorando nuestra visibilidad empresarial y ahorrándonos grandes inversiones publicitarias.

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A continuación exponemos varios consejos para tener en cuenta a la hora de organizar un desayuno con la prensa:

  1. Invitar a todos los medios de comunicación relacionados con la temática a tratar, sin tener en cuenta su línea editorial y su tirada.
  2. Redactar una invitación y enviarla con 15 días de antelación por si surge algún problema. Además, es conveniente realizar llamadas a los periodistas para asegurarnos de que la  han recibido.
  3. Programar el desayuno entre las 8 y las 10 de la mañana. De este modo, habrá más probabilidades de que los invitados acudan al encuentro, sin caer en el peligro de interrumpir la jornada laboral y las reuniones de nuestros asistentes.
  4. Escoger adecuadamente el lugar para celebrar el evento. En este sentido, debemos elegir un espacio que cuente con la suficiente capacidad como para que los asistentes puedan elaborar entrevistas individuales en el caso de que lo soliciten y que esté habilitado con equipos de luz y sonido. Igualmente, con el objetivo de facilitar la asistencia a los medios, hay que elegir un emplazamiento con parking y cerca de paradas de medios de transporte público.
  5. Elaborar un dossier de prensa que incluya los aspectos generales y relevantes referentes a la materia que ha promovido el encuentro con los periodistas.
  6. Confeccionar previamente un presupuesto para determinar si vamos a organizar el desayuno.

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Estos son algunos consejos a nivel general. Pero no debemos olvidar que con la reducción de las plantillas de los medios de comunicación, los periodistas no pueden asistir a todos los eventos a los que son convocados y eligen muy bien qué acontecimientos cubrir. Por ello, sólo es sólo conveniente celebrar este tipo de encuentros cuando la importancia de la información que tenemos lo requiera y no perdamos de este modo credibilidad ante los medios.

En definitiva, los desayunos de prensa son herramientas de comunicación que nos permiten descubrir nuevas oportunidades de comunicación para convertir proyectos o productos empresariales en actualidad con impacto en radio, televisión y prensa.

Whatsapp y eventos

Las nuevas tecnologías son una realidad en la organización de eventos y en el día a día.

Estas herramientas ayudan a hacer mas fácil nuestro trabajo, y a comunicarnos de una manera efectiva a través de nuevos formatos en los que poder enviar audios, notas, fotografías y otros elementos.

Esta semana en el blog de política y protocolo compartimos una infografía con varios consejos sobre cómo utilizar whatsapp en eventos.

Y vosotros, ¿utilizais Whastapp como herramienta de trabajo para organizar vuestros eventos?

Esperamos os resulte de utilidad.

Infografía Whatsapp