Regalos y Protocolo

gift-1420830_1280Pensar en regalos, es pensar en alguna celebración como cumpleaños o Navidad. Sin embargo, uno de los aspectos formales que ayudan a generar buenas relaciones institucionales entre personal de diversos organismos, son los detalles unidos a la cortesía que se pueden ver en los regalos.

Éstos presentes conllevan implícita en su entrega muestras de respeto, de agrado y de ir consiguiendo un mayor grado de confianza entre ambas partes, elementos que a medio y largo plazo, pueden suponer apoyos indiscutibles a la hora de tomar ciertas decisiones o firmar un tratado específico.

Cabe recordar que el dar un regalo a una visita, un homólogo de otra institución o a personal de la nuestra, serán diferentes y que deberán venir regidos por la política de la organización en la que trabajemos.

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Podemos diferenciar varios tipos de regalos, según el público al que se le vaya a hacer entrega:

  • Promocionales: aquellos que se realizan en relación a eventos, para los visitantes de una feria, congresistas o visitas de público general y que comúnmente se conoce como merchandising. Una libreta, agenda, USB( lápices de memoria) o bolígrafos son los mas utilizados para que los brochures, folletos y otras informaciones sean mas atractivas, junto con una bolsa en el que poder llevarlo todo.
  • Interno: regalos particulares para el personal de la organización ya sea por su aniversario, jubilación, Navidad o que por política de empresa se establece un regalo por maternidad-paternidad y por casamiento, por decir algunos.

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  • Corporativos: forman parte de la imagen de la empresa u organización, y hacen referencia a aquellos en los que se encuentra por encima de lo corporativo, pero por debajo de los especiales, de los que hablaré a continuación. Un regalo corporativo, es aquel que se hace como parte de la estrategia de fidelización hacia clientes, proveedores o sponsors y que normalmente conllevan mucho cuidado en su embalaje o packaging,  aparte de la esencia de la organización que lo envía.
  • Especiales: aquellos que se dan ante visitas o reuniones con autoridades o personalidades, con el que queramos afianzar nuestras relaciones. Estas visitas sumadas a los regalos supondrán una cobertura de prensa del intercambio y deberemos pensar de forma estratégica sobre el qué regalar, eso si, sin perder de vista nunca la política de empresa tanto nuestra como de la organización con la que nos reunimos, acerca de éste ritual (existen algunas que no aceptan regalos de mas de X cantidad de dinero, e incluso otras que no aceptarán ninguno, por ello es necesario informarse con anterioridad de estos detalles).

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Pero los regalos especiales han dado que hablar en muchas ocasiones mas bien por lo que no dicen en un contexto o frame determinado. Desde toques de atención con DVD que no se producían en el país, pasando por un regalo de celebración de alianzas hasta la serie de Juego de Tronos para un Rey, todos en general puedo afirmar que son regalos con mensaje.

Si hablamos de un regalo mas bien personal, sobre todo cuando se da entre mandatarios para conseguir el agrado y la memorabilidad positiva, el análisis de qué tipo de regalo, unido a la historia y la cultura del país, el contexto actual político y social y el carácter de la persona son aspectos a tener en cuenta si nos decantamos por objetos personales.

Un claro ejemplo lo hemos vivido estos días en la celebración de la cumbre del G7, donde Justin Trudeau, optó por regalar a Donald Trump una foto del primer hotel del antepasado del norteamericano en tierras canadienses, sin percatarse de que ese lugar, era mas conocido como un burdel, ha hecho que se vuelva a agitar la reputación del presidente norteamericano y reavive el conflicto con el sexo femenino que todos conocemos.

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Por tanto, es indispensable analizar qué regalo se va a intercambiar según el público y según la persona, con la idea de conseguir nuestro objetivo de mejorar las relaciones entre ambas partes sin que nadie pueda sentirse ofendido y sin perder de vista a la opinión pública en el caso de regalos institucionales.

En este link pueden encontrar regalos diplomáticos entre mandatarios que han dado mucho que hablar.

 

Desvirtualización del protocolo

gettyimages940592724-db9ab9c2d87d1415f65f663dc45e4743-1200x600Estos días donde el denominado “choque de reinas” ha colapsado los medios de comunicación y traspasado fronteras, hemos podido ver como todo el mundo sabe y habla del protocolo.

Este término entre otras cosas, ayuda a transmitir una imagen en medios aplicando una serie de técnicas y procedimientos, con el fin de conseguir un posicionamiento estratégico por parte de la empresa, institución o las personas que forman parte de ellas. Sin embargo, vemos que lo que vende es la incorrección, es decir,  todo lo contrario de lo que hacemos, quedando demostrado uno de los problemas que la profesión tiene: su desvirtualización.

La profesión de técnico en protocolo ha salido a la opinión publica, demostrando que su conocimiento se tergiversa o malentiende una vez mas, lo que da como resultado una interpretación totalmente errónea que también se complementa con la asociación de valores y términos que poco o nada tienen que ver con esta disciplina actualmente.

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Uno de los aspectos con los que mas problema veo es que tomamos visibilidad sólo para preguntar por momentos puntuales que suceden en Casas Reales o donde miembros de estas instituciones asisten, como si esta disciplina fuera tan encorsetada que solo ellos pueden ostentarla y deben cumplir con las normas a rajatabla cuando ha quedado demostrado que el protocolo va mucho mas allá y que nos afecta directamente a todos.

El protocolo sale a la luz a raíz de la critica y lo que se sale de lo denominado “políticamente correcto”. No es el comentar por qué una reina puede hacer un mal gesto pero si es cierto que esto nos ha  vuelto a poner en una casilla de salida mediática, aunque haya que hacer mucho aun.

No nos quedemos con precedencia y presidencia, veamos mas allá. Cabe decir que a nivel institucional existen normativas, a nivel social tradiciones, y a nivel de comunicación, supone hablar de elementos estratégicos que afectan a la imagen. Estos tres perfiles, forman parte del protocolo y su correcta implementación.

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Surgen nuevas herramientas, nuevos espacios y nuevas formas de colocación y vestimenta que denotan cómo el protocolo es imagen, es normativa, es tradición, es comunicación y también es estrategia, pero se desvirtúa cuando solo interesa lo real, lo monárquico y se asocia únicamente a esto.

Bajo mi punto de vista, es necesario crear y diseñar campañas de promoción y visibilidad en el sentido correcto, donde no valga echar la culpa a los medios o a la sociedad, como si fuéramos unos incomprendidos. Situaciones que dependen de nosotros y son para nosotros, una profesión que se debe defender en todo su conjunto.

Netiqueta Institucional

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La comunicación online y el cómo actuar en ella a través de herramientas como las redes sociales, convierten a la netiqueta en indispensable.

Esta palabra que mezcla internet y etiqueta, no sólo se destina a nivel personal para relacionarse dentro de la comunidad online, también es necesario su conocimiento y correcta aplicación en las cuentas institucionales para interactuar en el ciberespacio que internet pone a nuestra disposición.

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El cambio en las relaciones se extrapola a las instituciones, que en sus misiones de conseguir transparencia, cercanía con el ciudadano y visibilidad de sus acciones,  tiene en la netiqueta institucional, un aliado muy interesante a analizar.

En esta era de la comunicación multidireccional, es importante conocer los elementos que nos acercan a las nuevas generaciones, como los códigos como conjunto de símbolos y reglas que permite componer y descifrar un mensaje. En esta sociedad conectada se basa en emojis, acrónimos, imágenes y combinaciones de palabras por comentar algunos.

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Sin perder el norte, la utilización de emojis como reclamo es un ejemplo de uso de nuevos códigos, al igual que la publicación de videos cortos, hacer stories o publicar un gif. Su correcto uso también supone un incremento positivo en la valoración de la imagen de la institución y su reputación, influyendo directamente en su identidad digital.

Tener las cuentas verificadas, una página web moderna y fácil de usar, mantener conversaciones en redes de forma sana y segura, el seguir a usuarios que estén fuera de lo meramente institucional y por tanto saliendo de la interacción concéntrica, son cuestiones que pueden parecer simples, pero que marcan diferencias entre unas y otras.

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Toda estas acciones no se llevan a cabo por un ente, sino por personas, que en nombre y representación de unas cuentas institucionales, se comunica con otras personas para conseguir unos objetivos.

Por tanto, la netiqueta también se debe aplicar a las instituciones en su vertiente mas social, ya que determinará la identidad digital de esta institución con los ciudadanos, demostrando su transformación y su correcta inclusión en el ciberespacio.

A continuación comparto una infografía con 5 tips para la netiqueta institucional.

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