Congresos Científicos

Hay un dicho popular que da a entender la necesidad de estar estudiando para estar actualizados siempre. En el mundo de los eventos, no iba a ser menos. Aun siendo tan amplio existe la celebración de un acto que se realiza de manera similar en la disciplina que desee llevarlo a cabo y que tienen la misma finalidad; hablo de los congresos, convenciones o simposios científicos.

¿Por qué ese nombre? Según mi experiencia y dando por hecho la finalidad económica que los eventos conllevan, podría definirlos como la reunión de varias personas para tratar algún asunto o tema en concreto con el fin de conseguir aumentar el conocimiento sobre el mismo y realizar investigaciones a posteriori que se incorporen a la base científica de la materia. Estos eventos no tiene una duración estándar, es adaptable según los asuntos a tratar y el tiempo que deseen dedicarle, aunque normalmente suelen tener una duración de dos a tres días. Dentro del tiempo preestablecido para su celebración, es importante también el lugar y hacer una estimación de asistentes basándose en conferencias pasadas de su propio ámbito. Un congreso donde haya mas inscripciones que butacas o que el lugar de celebración se encuentre en una situación con acceso complicado, harían del congreso un evento no rentable.

En toda convención, sea de la disciplina que sea,existe una estructura organizativa. Junto con la dirección (coordina) y la secretaría técnica (gestiona), existen diferentes comités de los que forman parte aquellas personas que de una manera directa o indirecta, participan en la organización, dirección o gestión del evento.

  • Comité organizador: Formado por el personal que produce y forma el congreso. Los ponentes por ejemplo, forman parte de este comité.
  • Comité de honor: Este comité es el que consigue relacionar el protocolo con la convención científica, ya que forman parte del mismo personalidades institucionales, políticas o académicas que representan a organismos tanto públicos como privados y que cumplen funciones de patrocinio e inauguración y clausura. También es común observar miembros honoríficos en las estructuras organizativas de los congresos, compuestos por personalidades dentro del ámbito en el cual se celebra que han destacado en la disciplina y normalmente este reconocimiento se hace a título póstumo.
  • Comité científico: Aquí radica la característica mas importante de este tipo de evento y que imprime el carácter investigador. Forman parte del mismo doctores académicos tanto nacionales e internacionales de la materia que tendrán como tarea la elección de las comunicaciones a presentar en el evento, y que serán publicadas en las actas del mismo.

¿Y que es una comunicación?¿En qué consiste?

Es la presentación de un tema concreto relacionado con la disciplina del congreso que amplía información, expone nuevos estudios o investigaciones o rebaten una conclusión ya expuesta. Tendrán que seguir unas pautas de escritura y de temario concretas que se realizarán con anterioridad a la celebración del congreso, en el cual se expondrán aquellas comunicaciones por parte de sus autores que resulten elegidas por el comité científico, y que tendrán como obsequio la publicación de la misma en las actas del congreso, existiendo la posibilidad de la publicación en otros medios tanto digitales como en papel.

Por tanto, un congreso científico cumple varias funciones:

  • Relacionar producción con organización, protocolo e investigación.
  • Conocer personas con las mismas inquietudes.
  • Es un escenario totalmente adecuado para la realización de networking.
  • Enriquecen el conocimiento y despiertan inquietudes intelectuales gracias a las ponencias, mesas redondas y otras actividades que comprendan el congreso y que de lugar a la innovación y la creatividad personal dentro de la disciplina que trate la convención.

Diversidad y Protocolo

En estos meses, encontramos la celebración de diferentes cumbres internacionales con motivo de la crisis económica e internacional en la que la que actualmente estamos sumergidos.
Cabe recordar que estas celebraciones son actos institucionales, donde lo político, lo internacional y el protocolo, se entremezclan para que todo salga correctamente.

El Consejo de la Unión Europea celebrado los días 28 y 29 de junio, comenzó con la tradicional foto de familia.
Para su realización, punto de partida de las reuniones y discursos, es importante visualizar la escenografía; en este caso, el color corporativo (azul) y la sobriedad han marcado la imagen de una cumbre informal, dicho por los propios mandatarios.

Hay un elemento que particularmente echo de menos en la foto; las banderas.
Sabemos que la Unión Europea tiene su propia bandera que en este caso, solo estaba representada por la imagen en el cartel de presentación.

Teniendo en cuenta el contexto en el que nos encontramos, y la importancia de los asuntos que allí se iban a tratar, pregunto: ¿ No hubiesen ayudado las banderas como elemento integrador y de fortaleza en un acto donde lo importante a resaltar es la unidad y la fuerza que toma la Unión Europea en asuntos económicos y de empleo?
La unidad, representatividad y diversidad características de las banderas en un acto internacional, hubiesen dado una imagen de cohesión y ayuda en las relaciones entre países europeos.

Pero este Consejo también ha dado pie a que haga otra reflexión, esta vez sobre el lenguaje de la Unión Europea.
Os muestro un vídeo del que tuve conocimiento cuando asistí a ACOP Bilbao 2012, y de la mano de Cristina Gallach:

Si para algo tan sencillo existe esta multitud de lenguas para decirlo, cuando dentro de la propia UE hay dirigentes que no conocen mas idioma que el que se habla en su país y en determinados momentos del Consejo no pueden estar acompañados de sus asesores, ¿Cómo consiguen entenderse?

Existe una imagen en la que Monti mientras habla con Merkel, es interrumpido por Rajoy y éste hace un gesto que para nuestra cultura, significa “hablamos mas tarde”.
Sin duda, la comunicación por señas es la principal en la UE.
En cierto modo es entendible para todos, pero cabe recordar que debemos tener cuidado con las diferencias culturales existentes entre las personas que se encuentren en una misma conversación.
Los gestos, forman parte de la comunicación no verbal, y dentro de esta, la intercultural. Lo no verbal contiene elementos universales, pero también gran cantidad de signos particulares de cada lugar.

El tener de antemano conocimientos culturales de las personas con las que te vas a reunir, es algo positivo a la hora de comunicarse con ellos. Por culpa de un solo gesto, puedes echar a perder toda una negociación por los diferentes sentidos que puede tener en los países tratantes.

En Bulgaria por ejemplo, el gesto de negar con la cabeza, se realiza moviendo la cabeza de arriba a abajo, justo al contrario que nuestro gesto para decir que sí. Me consta que no sólo en este país realizan esta práctica.
Incluso el gesto universal de “Ok” tiene multitud de formas diferentes de realización, y el gesto español, en otros países, tiene significados totalmente opuestos; este mismo gesto es un insulto en Brasil y significa dinero en algunos países orientales.

Por tanto, considero que sería un factor a tener en cuenta el estudio por parte de los representantes de la cultura gestual de los países que visita y de las personas con las que se relaciona para demostrar educación, respeto y diversidad, y así no “meter la pata” por culpa de un solo gesto, ya que al igual de las imágenes, valen mas que mil palabras.

Errores en Protocolo

Protocolo hace alusión a una disciplina tradicional que se amolda a los nuevos tiempos y formas de comunicar, donde el detalle, la perfección y la exhaustividad forman parte de su gestión y organización.
Si hay algun contexto donde podemos observar detenidamente como se conjugan las reglas protocolarias es en el entorno político.
Su utilización viene caracterizada por una serie de pasos a seguir cronometrados y medidos hasta el más mínimo detalle, pero hasta repitiendo las secuencias, la clase política y los organizadores de los actos pueden cometer errores, llegando a ser noticia por estos en vez de por la perfección del mismo.
Resulta curioso ver como los medios solo resaltan lo equivocado en el protocolo.
Todo debe salir a la perfección, pero en cualquier momento, se puede tener un tropiezo por una rotura de tacón, por una arruga en una alfombra, o simplemente, un fallo de memoria o de sincronización. Será algo meramente anécdotico en la organización y gestión llevada a cabo los que harán recordar un acto político.
Un ejemplo que hemos podido ver hace pocos días, fue la confusión de Mariano Rajoy con el Primer Ministro de las Islas Salomón.

Las técnicas de organización de actos utilizadas en política nacional e internacional, comunican a la sociedad una imagen de estabilidad y seriedad de sus representantes, siempre que se utilice de manera correcta. En alguna ocasión, una malinterpretación de los códigos del protocolo, ha desembocado en una crisis diplomática entre países. Por tanto, las relaciones internacionales y la diplomacia, deben de complementar el protocolo propio y el de el país anfitrión a la hora de la celebración de actos políticos.
Son los mismos invitados y personajes públicos los que provocan los fallos; todos somos humanos ¿no?

Aquí os dejo algunos vídeos de fallos protocolarios, que servirán para dar peso a lo dicho anteriormente.

Errores en himnos

No descansar lo suficiente tambien pasa factura

Traspiés

No ser recibido protocolariamente