Bien es sabido que los eventos son herramientas estratégicas de comunicación no tradicional, y que en su tipología, es la que consigue el mayor retorno de inversión a quienes creen en su utilización y a la hora de conseguir sus objetivos.
La estrategia, esta palabra tan utilizada ahora en comunicación, que proviene del sector militar y político, conlleva el pensar, diseño y desarrollo que conforman toda una fase en estos actos llamada pre evento, para la que es necesario un tiempo prudencial con el propósito de conseguir tenerlo todo controlado, y que la posterior celebración salga conforme se espera.
Pero existe un factor, que en ocasiones se olvida, y que necesita ser tenido en cuenta en el desarrollo de los mismos; El aspecto operacional o táctico de los eventos.
Si la estrategia hace referencia a la planificación de acciones, la táctica es su correcta puesta en marcha.
Estas acciones operacionales no solo requieren llevarlas a cabo, hace falta trabajar otros elementos para que puedan ejecutarse: diversos aspectos que dependiendo del evento a celebrar serán de mayor o menor magnitud pero siempre presentes: el control de multitudes, la seguridad y la protección.
Estos tres componentes operacionales de los eventos, y su mala gestión, han provocado fallecimientos en eventos que seguro todos recordais por la magnitud de la catástrofe surgida.
El control de las puertas de emergencia, el cálculo de cuantas personas caben en un recinto, los accesos y su medidas, la señalización y los materiales a utilizar como protección, son parte de los elementos que conforman el documento de riesgos, seguridad y medidas que todo evento debe tener en cuenta.
La seguridad, como ya vimos anteriormente, no solo hace referencia al control del evento por parte de profesionales, sino también a la necesidad de contar con ambulancias y personal médico, protección civil que colabore en tareas de emergencia si se diera el caso, el control de los accesos de transportes al recinto de celebración, bomberos, policías y la contratación de un seguro de responsabilidad civil que en muchas ocasiones ya vienen integrado en los contratos con los lugares donde celebrar el evento, entre otros componentes que dependerán de cada evento.
[youtube https://www.youtube.com/watch?v=MKa5NKCET08&w=560&h=315]¿Cuántas personas caben en el espacio habilitado para el evento? Apuesto a que esta pregunta se ha formulado en infinitas ocasiones, con el objetivo de a mas asistentes, mas ganancia, sin pensar realmente en el peligro que supone una sobreocupación ante cualquier suceso que, como los profesionales en eventos sabemos, suceden.
Según cálculos internacionales, el espacio a considerar por persona, es de 0.5 metros, es decir, por cada metro cuadrado, dos personas. Todos aquellos eventos que no cumplan este requerimiento estarán incurriendo en una falta grave de seguridad.
Y si el espacio es vital, las rutas, espacios de estas e itinerarios alternativos en cuestiones de desalojo, no lo son menos, son esenciales en cuestión de salvar vidas en los eventos.
Por tanto, no nos quedemos nada más que en lo estratégico y pensemos en los aspectos operacionales, pueden hacer un desastre de tu evento o todo un ejemplo a seguir en el futuro.