En la organización de un evento, partiremos de una idea de lo que queremos llevar a cabo y los objetivos qué buscamos alcanzar con su celebración a la que dar vueltas y sobre la que reflexionar.
Es durante la planificación cuando se debe decidir si ese planteamiento es factible para su realización y pasarlo a la realidad tangible.
Toda herramienta de comunicación deberá estar anclada dentro de una estrategia, la cual a su vez, necesitará un soporte en el que asentarse, a partir del cual comenzar a pensar seriamente en cómo vamos a obtener los objetivos previstos.
Los tiempos y la dinámica de creación un evento, precisa de un punto de referencia a través del cual comprobar su correcta ejecución, si son necesarios cambios durante el procedimiento o si es necesario dar un giro para corregir posibles desviaciones de las finalidades a conseguir.
Esa columna vertebral, esa linea sobre la que se colocará la organización y desarrollo del evento, el espacio que dará base a la estrategia y creará el ambiente, la imagen del evento, será el hilo conductor.
Las conexiones, el nexo de unión de las diferentes áreas a tener en cuenta en la organización y gestión del mismo, donde se encuentran las relaciones entre idea, estrategia y táctica, es el lugar del hilo conductor, justo al lado de la coherencia en las acciones y el trabajo en equipo.
Esta trama sobre la que se establecerá, deberá ser tenida en cuenta desde dos visiones complementarias pero diferenciadas: desde el punto de vista del equipo organizador, y desde el público asistente.
Desde el enfoque del equipo organizador, podríamos considerarlo el argumento principal del mismo, sobre el que va a girar el evento y a partir del cual desarrollar las técnicas, programas y otros aspectos necesarios para la organización de eventos.
Una base asentada que también hace mas fácil el desarrollo del mismo, ayuda a centrar aquellos aspectos que el evento precisa dentro de la eficiencia en su coordinación, gestión y ejecución.
Desde el segundo punto de vista, este hilo conductor nos lleva a la consecución del objetivo general, y debemos pensar tanto en él, como en el público al que nos vamos a dirigir, el cual, también deberá, tras la finalización del mismo, haber reconocido esa personalidad, esa vinculación que el hilo conductor crea, a través de elementos como la elección de los colores corporativos, los elementos dentro de la escenografía, las personas que intervienen, el propio espacio de celebración, el slogan y la tematización entre otros.
Por tanto, el hilo conductor es la identidad del evento, el que lo hace genuino,una herramienta indispensable dentro de la organización de éstos, sin el cual y bajo minuto de vista, un evento carecerá de esencia y no podrá calificarse de exitoso.
Busquemos siempre un hilo conductor que genere imagen e intangibles al evento en sí, y que como organizadores, nos afecte positivamente en nuestra reputación como profesionales del sector.